Durante los meses de verano, uno de los principales desafíos en las empresas es la gestión de sus trabajadores y las vacaciones. El merecido descanso y desconexión que todos necesitan se debe combinar en la justa medida con las necesidades de cada empresa, para mantener alejada cualquier amenaza que afecte el buen funcionamiento de la organización y el bienestar de todo el equipo.
Bajas en la productividad, conflictos en el equipo, sobrecargas de trabajo y pérdida de motivación, son algunos de los problemas más frecuentes. Sin embargo, existe una serie de recomendaciones que pueden ser tomadas en cuenta a la hora de tomar decisiones, con el objetivo de evitar esos problemas.
Planificación previa
- Planificar las ausencias con antelación
Coordinar fechas, reemplazos y momentos de mayor carga laboral antes del período vacacional, con el objetivo de evitar sobrecarga en quienes se quedan o problemas de ejecución de tareas o cumplimiento de metas.
Durante las vacaciones, pueden surgir problemas cuando se confunde urgencia con importancia. La tarea entonces es analizar las tareas en curso y lo que está por venir y dar la prioridad correcta para cada actividad. La idea es evitar la sensación de todo parece urgente cuando hay menos gente, evitando así una baja en la calidad de las decisiones y un aumento innecesario del estrés.
- Analizar la posibilidad de reforzar al equipo
En casos donde la carga laboral puede provocar problemas para quienes permanecen trabajando, es válido evaluar la incorporación de refuerzos. Ya sea para una tarea puntual o para un proyecto determinado que se produzca durante la época de vacaciones, contar con personal capacitado para incorporarse y adaptarse de inmediato es una excelente opción para suplir ausencias y cumplir con objetivos.
Gestión de equipo
- El líder debe dar el ejemplo
El rol de líder también debe mostrar que hace lo que pide al resto del equipo. Por eso, una recomendación apunta a desconectarse cuando sale de vacaciones y evitar el llamado “trabajo en la sombra”, ya que termina transmitiendo que si el jefe no descansa nunca, el resto del equipo también deberá seguir esa conducta, lo que es un ejemplo a evitar.
- Evitar el clima de relajo
Existe una tendencia a dejarse llevar por el ambiente de vacaciones y suponer que todo se detiene o baja de ritmo. El período estival no significa ausencia total de responsabilidades y la decisión correcta debe apunta a definir con claridad qué tareas cubre cada trabajador y quiénes y de qué manera serán cubiertas las funciones de quienes salen de vacaciones.
- Distribuir la carga de trabajo de forma pareja
El objetivo es que todo el equipo que permanece trabajando tenga una cantidad de tareas equilibrada, evitando una mayor carga laboral sobre las mismas personas. Hay que evitar una tendencia natural a apoyarse solo en algunos más comprometidos o responsables, ya que puede generar cuestionamientos y conflictos, o generar sensación de injusticia.
Comunicación
- Dejar información e instrucciones claras
Las ausencias pueden provocar falta de información clave para los procesos que se ejecutan en un cargo o área determinada. Para evitar este tipo de situaciones, que pueden generar retrasos o fallas críticas, la recomendación es preparar y transmitir de manera clara y eficiente todo tipo de datos y modos de ejecución, procesos, contactos clave y criterios de decisión, con el objeto de evitar errores evitables, innecesarios y dependencia excesiva de personas concretas.
- Evitar interrumpir a quienes están de vacaciones
Nadie está exento de un problema mayor o un imprevisto. Sin embargo, llamadas, mensajes o correos “urgentes”, rompen el descanso real, afectando la motivación y el compromiso de todo el equipo.
- Ajustar expectativas con clientes o stakeholders
Es recomendable mantener un canal de comunicación constante y realista con las diversas partes involucradas, con el objetivo de establecer plazos concretos durante vacaciones, teniendo en cuenta ausencias y velocidades de respuesta según una escala de prioridades, con el objetivo de cuidar la confianza y la reputación del equipo y de la organización en general.
- Fluidez en la comunicación interna
Todo comunica, así que debe existir una especial atención en qué y cómo comunicar los sucesos al interior del equipo. Es fundamental planificar el flujo de información, quién es el encargado de comunicar, los tiempos y formas para hacerlo para evitar malentendidos, duplicación de mensajes, entre otros ruidos que puedan provocar ansiedad, inseguridad y que terminen afectando el desempeño del grupo.
Evaluación
Es fundamental analizar lo que se planificó en base a los resultados obtenidos. Eso permite establecer aciertos y cosas por mejorar en un próximo período de vacaciones, aumentando la eficiencia y productividad, así como el bienestar de los trabajadores.
Existe un consenso sobre el valor de las vacaciones y la importancia de tomar medidas que eviten interrumpir el descanso y desconexión de los trabajadores que están disfrutando su período estival, y “son cada vez más las empresas que están tomando medidas para gestionar ausencias de la manera más eficiente posible. Es una tarea que establece aspectos muy positivos y agrega valor al cómo se maneja una época muy valorada por todos”, dijo el director asociado de Robert Half en Chile, Caio Arnaes.
